La gestión de un número elevado de correos electrónicos a veces se convierte en un quebradero de cabeza para muchas empresas. Os voy a contar un caso muy particular que he vivido en la mía y os voy a exponer detalladamente cómo he podido solventarlo.
Reenvío de correos sin adjuntos: el gran problema.
Nosotros tenemos un gran cliente que nos envía a una única cuenta de correo montones de mails. Y cuando digo montones, me refiero a literalmente varios cientos al día. No podemos indicarles que envíen los correos de una temática concreta a un empleado y otra temática a otro. Es su forma de trabajar y… bueno… el cliente siempre tiene la razón.
El departamento que se encarga de estos correos, dada la saturación que supondría separar cada correo de forma individual, lo que estaba haciendo hasta ahora era echar balones fuera y reenviar absolutamente todo ese correo a todos los encargados de tramitarlos (que son unos 15). Cada uno coge el correo que le interesa y el resto los puede ignorar. No podemos crear una cuenta de correo única imap (en la que todos leerían el correo de la misma fuente y así no se duplicarían correos) porque cada uno de esos encargados quiere tener el control de lo que tiene leído y lo que no. No se puede automatizar el envío sólo a determinados encargados porque no hay reglas que se puedan definir para enviar el correo a uno o a otro.
Pero el mayor problema y lo que ha motivado toda la odisea que os plantearé en el artículo son los archivos adjuntos. Todos esos correos tienen archivos adjuntos. Y no son pequeños. Estamos hablando de entre 5 y 15 megas por adjunto.
Bueno... un archivo de 15 megas se puede enviar sin problema por correo. Tampoco es un drama.
Sí que lo es, y bien grande. Porque si se recibe un correo de 15 megas y se reenvía a 15 personas, el espacio en disco necesario en el servidor para ese único correo son 225 megabytes. Repito: un único correo 225 megabytes. Si recibimos sólo 10 correos de este tipo el mismo día, estaríamos hablado de 2.25 GB de espacio en disco ocupado en un día. Esto sostenido en el tiempo es completamente insostenible, salvo que estés dispuesto a gastarte un dineral en espacio de correo.
Uy... pues es verdad. Visto de este modo sí que es un problema infernal. Pues ya me dirás cómo se puede resolver esto.
Mira, llevamos tiempo dándole vueltas a la idea de que esto podría solucionarse en parte si se pudieran reenviar los correos a todos los encargados sin los adjuntos. Nuestro cliente, en su portal, nos permite descargar los adjuntos de esos correos sin problema. Los correos quedarían como un aviso (porque en el cuerpo del correo se explica todo lo necesario) y si al encargado final le llega un correo del que le interesa un adjunto puede descargarlo sin problema.
Ah, pues ya tienes la solución. Esto ha sido todo, dadle a like, suscribíos y...
No tan rápido, Usuario Anónimo. Reenviar correos de forma automática sin incluir adjuntos no es algo trivial. Los filtros habituales de los proveedores de correo gratuítos (gmail, outlook, etc…) no lo permiten. Tampoco los proveedores de correo de pago como dinahosting.
Venga. Vale. Te lo compro. Pero olvídate de reenviar esos correos desde el propio servidor del correo. Si usas el gestor de correo de Microsoft Office (Outlook) tienes mil opciones distintas para crear reglas de correo. Puedes crear una regla de correo que te reenvíe el correo hacia dónde quieras y a lo mejor...
Ojalá fuese así de sencillo. Y efectivamente: las reglas de Outlook te permiten hacer mil diabluras para automatizar acciones con el correo que te ha entrado. Fíjate en esta imagen:
Sin embargo y si te fijas en las opciones que nos da Outlook no hay nada que, de forma automatizada, permita reenviar un correo quitándole el archivo adjunto. Además usar Outlook para esta tarea implicaría dejar encendido las 24 horas del día un ordenador con el Outlook abierto, cosa que es poco elegante.
Madre mía. ¿Y no habrá algún software que permita hacer esto?
A ver… por haber, hay algunas opciones, como make o Zapier (que no son aplicaciones que puedas instalar, sinó servicios web), ImprovMX, Mailrise o Modoboa. Pero cualquiera de estas opciones se me antojan, o bien muy caras si quieres automatizar una gran cantidad de correos, o demasiado complicadas de implementar para lo sencillo que es lo que queremos (al fin y al cabo sólo queremos reenviar correo electrónico sin complicarnos demasiado). No existe ninguna aplicación en el mercado que me convenza al 100% para esta función. Así que ¿Qué se hace cuando no hay ninguna aplicación que haga lo que quieres?
Esa me la sé. Decirle al jefe que es imposible y que deje de dar el coñazo.
Ehhh… a ver… yo me refería a hacer la aplicación uno mismo. Así que me he remangado y he parido este pequeño ñordo que quiero compartir con todos vosotros: os presento a P.E.R.C.E.B.E. (Programa de Envío y Redirección de Correos Eliminando Basura Electrónica).
¿Qué? ¿Que has hecho tú mismo un programa? ¿Y lo has llamado... cómo? ¡Dios mío! ¡Qué ida de olla más grande! ¿Seguro que no has abandonado la medicación?
No te creas que es tan ida de olla. Primero os voy a explicar un poco cómo funciona y luego os explicaré cómo ponerlo en marcha
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