Cómo sincronizar contactos y calendarios de Google, iCloud o similares con Microsoft Outlook (O cómo compartir contactos y calendarios en una empresa)

En mi trabajo he podido ver en numerosas ocasiones a gente con tremendos problemas a la hora de mantener una sincronía total de diversos elementos entre sus dispositivos móviles y su ordenador.

En un artículo anterior hemos visto cómo podemos sincronizar el correo de nuestro trabajo con nuestro móvil, de forma que podemos recibir el correo a la vez en los dos dispositivos sin perder nada. Sin embargo Microsoft Outlook no es solamente un gestor de correo electrónico, sino que también podemos gestionar con él contactos y calendarios, y es muy probable que queramos tener todo eso sincronizado con nuestro móvil e incluso compartir contactos, calendarios o eventos particulares con otras personas.

A ver... no te sigo. ¿Outlook no era lo que antes Microsoft llamaba "Hotmail"? Que yo sepa eso de outlook es un servicio de correo electrónico gratuito de Microsoft. 

Entiendo tu confusión Usuario Anónimo. Últimamente parece que muchas empresas tecnológicas se divierten confundiendo a sus usuarios poniendo el mismo nombre a distintos productos y servicios. Google por ejemplo llama Chrome a su navegador de internet, pero también llama Chrome (más bien Chrome OS) a su sistema operativo para ordenadores, que se trata de algo completamente distinto.

En este caso Microsoft tiene una web que ofrece de forma gratuita correo electrónico a la que llama «Outlook» (y que antiguamente se denominaba hotmail), pero también tiene integrado en el paquete office un cliente de correo electrónico llamado «Microsoft Outlook», que nos permite gestionar cualquier cuenta de correo, sea de su propia plataforma o no. En este artículo, siempre que hablemos de «Outlook» vamos a referirnos al cliente de correo de Microsoft Office y no al servicio web que ha sustituido a Hotmail.

Gracias por la aclaración. Pero una cosa: ¿Estás seguro que Microsoft no dispone de ninguna solución para poder sincronizar contactos y calendarios con otros dispositivos? No estamos hablando de un software "del montón", sino del principal cliente de correo de Microsoft. 

Ahí le has dado. Efectivamente Microsoft tiene una solución para sincronizar contactos y calendarios, pero pasa por poner pasta encima de la mesa, bien comprando licencias de Exchange Server que además de ser extremadamente caras (del orden de varios miles de euros) necesitan ser instaladas en un servidor, o bien comprando una suscripción mensual a «Exchange Online» por un mínimo de 3,40 euros por usuario al mes.

Deja que mire mi cartera... Ehhhh.. decías que se podía solucionar este tema de otra forma más... gratis... ¿Verdad?

Afortunadamente te puedo decir que sí. Existe una solución completamente gratuita, efectiva y segura, que es usar Outlook CalDav Synchronizer como complemento de outlook. Pero para que funcione la sincronización entre nuestro ordenador y el resto de nuestros dispositivos vamos a necesitar algo que trabaje como un servidor, algo que almacene nuestros contactos y calendarios en una nube. Para esto podemos usar un montón de alternativas. Como soy un paranoico de la seguridad, yo todo esto lo hago usando mi propia nube creada con Nextcloud (alojada en la misma Raspberry Pi que te está ofreciendo esta página web) pero hacer algo como eso no está al alcance de todo el mundo, por lo que vamos a optar por un servicio gratuito como el que nos da google.

¿Google? Pero en gmail no aparece nada parecido a lo que ofrece outlook, acerca de contactos y calendarios.

Google ofrece muchos servicios además de Gmail. Para sincronizar nuestro calendario vamos a usar Google Calendar.

Y para gestionar nuestros contactos usaremos Google Contacts.

Sincronizaremos todos nuestros contactos y calendarios con estas dos plataformas y una vez que situemos ahí todos ellos, podremos distribuirlos por nuestros diferentes dispositivos.

1) Requisitos:

• Para seguir este tutorial vas a necesitar una cuenta de alguna nube. En principio vamos a usar en este tutorial los servicios de Google, pero nada nos impediría usar Nextcloud o muchos otros servicios como iCloud, Sogo o GMX.
• Voy a suponer (para simplificar las cosas) que ya estás sincronizando los contactos y calendarios con tus dispositivos móviles. Por ejemplo, si tienes un Android y usas una cuenta de Gmail, lo más probable es que todos tus contactos ya los tenga Google en «Contacts», y lo mismo pasa con los iPhones y las cuentas de iCloud.
• Por supuesto también necesitaremos un equipo con Windows y Microsoft Outlook (Cualquier versión desde el 2010 en adelante).

2) Descarga e instalación de CalDav Synchronizer.

Podemos realizar la descarga del programa desde este enlace.

Vale. Pero todas las instalaciones de programas son iguales. Le damos a siguiente, siguiente, siguiente, sin leer nada y...

¡NOOOOO! No logro hacer algo bueno de ti, usuario anónimo. En primer lugar SIEMPRE hay que leer los diálogos que nos muestran las ventanas de los instaladores, porque algunos puede que nos estén instalando cosas que no queremos. Pero es que además este programa se instala de una forma radicalmente distinta.

Al descargarnos el instalador nos vamos a encontrar con un único archivo, que es éste.

Ese archivo lo debemos descomprimir. Una vez descomprimido obtendremos estos dos archivos ejecutables.

Antes de hacer nada con ellos nos debemos asegurar que tenemos Microsoft Outlook cerrado, ya que si lo tenemos abierto no vamos a poder efectuar una instalación correcta. En cuanto nos hayamos asegurado de ello, debemos ejecutar el archivo «setup.exe». Cuando empecemos la instalación se nos preguntara si queremos que este programa puedan usarlo todos los usuarios de nuestro ordenador o únicamente nosotros. En principio le decimos que puede usarlo todo el mundo (Everyone) y pulsamos «Next». Mucho ojo, porque por defecto estará marcada la opción «Just me», así que aseguraos de escoger la opción correcta.

En ese momento se empezará a realizar la instalación y terminara en un momento. Ahora sí que podemos dirigirnos a Microsoft Outlook y abrirlo para ver si se ha instalado correctamente este complemento. Si es así debería aparecer en la cinta de opciones como una opción a mayores.

Espera, que ya la he liao parda. Al iniciar Outlook me aparece un mensaje acerca de que un complemento ha tardado mucho en cargar y que lo va a desactivar. Y cuando entro en Outlook no veo lo de "CalDav Synchronizer" en la cinta de opciones. 

Sí… esas cosas me tienen pasado en algunos equipos. Outlook es un programa muy usado pero no es demasiado bueno para mi gusto. El tema es que Microsoft no quiere que nadie le eche en cara que Outlook es muy lento, así que si Outlook detecta que está tardando demasiado tiempo en arrancar, lo que hace es deshabilitar los complementos que se cargan antes del inicio del Outlook para que el arranque sea más rápido y así intenta asegurarse que la velocidad del programa no se ve reducida por culpa de cosas que hemos instalado.

Bueno... eso no parece a priori una mala política ¿no?

No, no es mala política. Es directamente desastrosa. ¿Por qué? Pues porque a veces esos complementos que Outlook desactiva son complementos críticos. Es más, Outlook tiene la «buena costumbre» de desactivar los complementos del antivirus que tengamos instalado, con lo que si lo hace nos quedamos sin protección ante posibles virus que vengan por correo electrónico.

Pues estamos bien. ¿Y no hay forma de habilitar de nuevo el complemento si Outlook nos lo deshabilita?

Por supuesto, aunque hay que dar algunas vueltas. Tendremos que irnos al menú «Archivo» y luego pinchar en «Opciones».

Luego, en la columna de la izquierda tendremos que ir a «complementos». En la parte central debemos fijarnos si aparece el complemento «CalDavSynchronizer». Y de paso, si tenéis instalado algún antivirus, fijaos que el complemento del antivirus esté también cargado. Si no aparecen, entonces hay que activarlos por las malas.

Y para ello tendremos que irnos a la parte inferior de esa ventana, pulsar en el desplegable llamado «administrar» y seleccionar «Elementos deshabilitados».

Ahora tendremos que buscar el complemento «CalDavSynchronizer» y comprobar si la casilla de verificación que tiene delante está marcada. Si no lo está, debemos marcarla. Debemos hacer lo mismo para el complemento de nuestro antivirus (en caso de que el antivirus nos instale un complemento específico).

El problema de todo esto es que a lo mejor en algún momento Outlook vuelve a ver que algún complemento carga más lento de lo que le gustaría y puede volver a deshabilitarlo de nuevo. Habilitar el complemento a mano no garantiza que Outlook no lo vuelva a deshabilitar en un futuro.

Pero vamos a ver, tío. Que yo sé que tú eres un hacha con estas cosas. ¿No hay alguna forma de evitar que Outlook se ponga a deshabilitar complementos a diestro y siniestro? No me digas que no la hay porque no me lo voy a creer. 

Sí que la hay, mi querido usuario anónimo. Microsoft nos indica una forma de evitar que se deshabilite algún complemento de forma automática, pero implica toquetear en el registro, que es algo que sólo debería hacer un usuario avanzado. Si te has dado cuenta, este tutorial está dirigido a personas sin demasiados conocimientos informáticos, por lo que a un usuario que tenga este perfil nunca le recomendaré toquetear en el registro de Windows. En todo caso, por si alguien quiere consultar la solución que propone Microsoft, podéis verla en este enlace. Y sí… me parece alucinante la prepotencia de Microsoft en este asunto. Lo correcto sería que si un complemento se ejecuta lento, que Outlook me avise si quiero eliminarlo, pero que hagan estas cosas «por que yo lo valgo» me ponen de los nervios.

3) Sincronización de contactos entre Google y Outlook.

En fin… vamos a lo nuestro. Por fin tenemos ya instalado el complemento «Caldav Synchronizer» y lo vemos en una pestaña nueva de nuestro outlook. Ahora toca configurarlo. Nos vamos a la pestaña del «Caldav Synchronizer» y pulsamos en «Synchronization Profiles».

Nos aparecerá una ventana en la que podemos crear un perfil nuevo de sincronización. Pulsamos el botón «+» para crearlo.

Ahora debemos escoger el servicio con el que vamos a hacer nuestra sincronización. Tal y cómo os hemos comentado, vamos a suponer durante todo el artículo que vamos a realizar las sincronizaciones entre nuestro Outlook y los servicios que nos da Google. Sin embargo también se puede realizar la sincronía con otros servicios importantes como iCloud, GMX, NextCloud o SoGo. Y sí.. a Microsoft ni se le ve ni se le espera. Para que todo esto funcione es necesario que la nube en la que sincronizamos nuestros datos utilice estándares abiertos como «Carddav» para sincronizar contactos o «Caldav» para sincronizar calendarios, y Microsoft no se ha hecho precisamente famoso por respetar estándares. Así que vamos a seleccionar «Google» y pulsamos el botón «OK».

Ahora viene la configuración más importante. La pantalla de configuración debe quedar similar a esta, pero debajo de esta captura os voy a detallar la configuración paso por paso:

• En «Name» ponemos lo que queremos sincronizar. Por ejemplo podemos poner «Contactos sincronizados» o «Contactos de empresa».
• Outlook folder: Pulsamos en los tres puntos que hay a la derecha y seleccionamos la carpeta de contactos de nuestro Outlook. Podemos tener más de una carpeta de contactos, así que aseguraos de seleccionar la correcta.
• Marcamos la casilla «Synchronize items immediately after change»
• En la casilla «Email address» ponemos nuestra dirección de correo de «gmail» (o usuario de Google, que viene a ser lo mismo).
• Ahora pulsamos en «Do autodescovery» y seleccionamos nuestra libreta de direcciones de Google.

Por cierto: puede que al pulsar «Do Autodiscovery» se nos abra una ventana de nuestro navegador pidiéndonos que pongamos las credenciales de Google. Si esto ocurre ponedlas. Si no os lo ha pedido es porque os habéis logado hace poco en Google y nos van a hacer falta.

• fijaos que en «Synchronization mode» ponga «Two way». De esta forma si añadís un contacto en el móvil, os pasará al outlook y si lo añadís al outlook os pasará el contacto al móvil.
• Por último, seleccionar cada cuánto tiempo debe hacer una sincronía de contactos. Yo lo tengo en 15 minutos, pero esta cifra la podéis subir y bajar a voluntad.

Una vez hecho esto pulsad «Ok». Aparentemente volveremos a estar en el Outlook y no parece que haya ningún cambio. Ahora debéis pulsar en «Synchronize now» dentro de la pestaña de «CalDav Synchronizer»…

… y esto hará la magia. Ahora todos los contactos de vuestro móvil podréis verlos en la categoría «contactos» de vuestro Microsoft Outlook, y los contactos que teníais en vuestro outlook habrán pasado a vuestro móvil.

Espera, espera... para el carro. Yo lo que quiero es que los contactos del móvil pasen a mi ordenador y poder modificarlos en el ordenador, pero no quiero que todos los que ya tengo en el ordenador se me pasen al móvil. Eso sí... quiero poder modificar todos desde el propio Outlook.

Perfecto. Pues lo que debes hacer entonces es una nueva carpeta de contactos en el ordenador. La carpeta de contactos de tu ordenador no se tocará, pero tendrás otra más con los contactos de tu móvil. Sólo tienes que pulsar con el botón derecho en la carpeta de contactos de tu outlook y se desplegará un menú que te permitirá añadir una carpeta de contactos nueva.

Puedes crear tantas carpetas de contactos como veas conveniente. Luego, en «Caldav Synchronizer» sólo tienes que seleccionar la que te interesa en «Outlook Folder» a la hora de configurar la sincronía.

Fíjate que incluso este método te permite crear una carpeta de contactos compartidos para una empresa. Todos los ordenadores sincronizarían sobre la misma cuenta en la nube. Cada uno de los equipos tendrían su carpeta de contactos personales, pero a la vez tendrían otra carpeta de contactos que podrían compartir. Uno de ellos podría añadir un contacto y en cuanto se sincronizara el contacto en la nube, ese contacto estaría disponible para el resto de equipos de la empresa. Esto puede sustituir perfectamente un servidor Exchange en una pequeña empresa.

Oye, pues sí que está esto currado. Sólo le veo un problema: Los contactos no aparecen cuando quiero escribir un correo. Si tengo la ventana de "nuevo correo" abierta y pulso en botón "Para" no me aparecen los contactos de mi agenda, y si despliego el menú de "libreta de direcciones" no aparecen tampoco las carpetas de contactos que he creado. 

Que aparezcan en la libreta de direcciones es también un pequeño fallo de Outlook (uno de los muchos pequeños fallos que tiene). Me parece de sentido común que la gente que tengas en tus contactos sea la gente que aparezca en la libreta de direcciones, pero por desgracia, para Microsoft no es tan obvio. Pero hay una solución: pulsamos con el botón derecho en nuestra carpeta de contactos y pulsamos en «propiedades».

En la ventana que nos sale, marcamos el check en «Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico».

Y con este cambio sí que me aparecerán todos los contactos listos para ser elegidos directamente desde la ventana de creación de nuevo correo electrónico.

4) Sincronización de calendarios entre Google y Outlook

Ahora que sabemos cómo sincronizar los contactos, sincronizar los calendarios nos parecerá sencillo, porque es prácticamente igual. Y al igual que antes podemos tener un calendario compartido entre varios Outlooks o separar el calendario sincronizado del calendario principal del Outlook.

La configuración de la sincronización de los contactos comienza exactamente igual que la de los calendarios. En la cinta de opciones de «Caldav Synchronizer» pulsamos en «Synchronization profiles» y luego sobre el símbolo «+» para añadir una sincronía. Volvemos a sincronizar «Google» como el perfil de sincronización y en esta ocasión dejaremos la pantalla de configuración tal que así.

• En esta ocasion, en «Outlook folder» vamos a escoger el calendario de nuestro outlook (o el calendario deseado si tenéis varios).
• Después de poner nuestra dirección de gmail, pulsamos en «Do autodescovery» y seleccionamos nuestro calendario de Google Calendar.

• De nuevo dejamos el «Synchronization interval» en 15 minutos
• Expandimos las opciones avanzadas y desmarcamos «Use time range filter». Eso hará que sincronicemos todo el calendario, y no sólo los eventos en un rango de un año.

Ahora pulsamos «Ok», realizamos la primera sincronía pulsando «Synchronize now» y ya tendremos nuestro calendario sincronizado.

5) Sincronización con otros servicios que usen «Caldav» o «Carddav».

A nivel personal y como soy un paranoico de la seguridad uso Nextcloud tanto como nube de archivos (algo similar a Dropbox o OneDrive) como gestor de contactos y calendarios. Así que todas las sincronizaciones que hago son hacia esta nube. Como es software libre, usa estándares abiertos, así que si quiero hacer una sincronía desde mi nube hacia Outlook puedo hacerla usando los protocolos «Caldav» para calendarios y «Carddav» para contactos. El procedimiento es exactamente igual que la sincronización con google, sólo que en lugar de poner sólo el correo electrónico necesitamos logarnos con tres datos:

• Servidor: Es la dirección de nuestro servidor de nextcloud pero terminado en «/remote.php/dav/»
• usuario: nuestra cuenta de usuario de nextcloud
• contraseña: nuestra contraseña de nextcloud

Así que con este programa podréis resolver un montón de problemas. Sobre todo a nivel de empresa este programa podréis tener funcionalidades muy interesantes a la vez de ahorrar dinero.