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Cómo arreglar una hoja de excel extremadamente lenta

Os voy a hablar en esta ocasión de un error de Microsoft Excel que he visto muchas veces en mi trabajo. No es la primera vez que algún compañero me comenta que una hoja de excel con la que suele trabajar se ha vuelto intratable, que funciona lento y que hace incluso que el excel se cuelgue y haya que reiniciarlo a lo bruto desde el administrador de tareas. Cuando esto ocurre, algo tan habitual como desplazarse a una determinada celda y escribir un dato en ella se vuelve algo tedioso y extremadamente lento.

A mi me ha pasado, pero juro solemnemente que no le he hecho absolutamente nada para que se comporte así. Esto ocurrió sólo. 

Esa precisamente es la actitud de la mayoría de la gente que tiene este problema, Usuario Anónimo. Siempre sucede «por arte de magia», pero la verdad es que esto suele estar ocasionado por una costumbre que casi todos tenemos cuando estamos trabajando con cualquier tipo de archivo: Copiar y pegar como si no hubiera un mañana.

¿Cómo que...? ¿No me estarás diciendo que no puedo copiar y pegar cosas en un documento de excel? Esa es una funcionalidad básica para mi.

No, no se trata de eso, y me hace gracia que me digas precisamente eso porque esta también es la actitud que me he encontrado al intentar explicar el problema a algunos compañeros. Pero mira… estas cosas se ven mejor con un ejemplo, así que voy a poner a vuestra disposición una tabla de excel «estropeada» y vamos a ver cómo se originó este problema en este ejemplo real y de paso vamos a aprender a arreglar esa tabla.

1) Detectando el problema. ¿Qué le pasa a mi excel?

Empecemos con un archivo al que le ha ocurrido exactamente lo que os he descrito: el excel funciona extremadamente lento cuando lo abrimos. Os invito a descargarlo desde este enlace para que comprobéis de lo que estoy hablando. Al abrir el archivo con Microsoft Excel os debería aparecer algo de este estilo.

Es una factura ficticia en la que en principio no parece que haya nada mal ¿No es así?

Sí... bueno... la verdad es que me ha tardado bastante tiempo en abrir el excel. Voy a tener que cambiar de equipo, que me da que este i7 está muy viejo y...

Otra vez tengo un déjà vu con mi trabajo. El problema no es que tu equipo sea lento (y menos un i7, peazo animal), sinó que el excel no es capaz de mover el archivo con agilidad con todos los errores que tiene dentro. Ah, y no os preocupéis tampoco sobre si puede ser un virus. Veremos dentro de un momento que no es eso lo que está provocando todo este problema.

En fin… el primer indicio de que algo va mal en un archivo de excel debería darlo el tamaño del archivo. Veamos cuanto pesa el archivo que os acabo de mandar.

Pues por ahí no debería haber problema. Es un archivo pequeño, de sólo un mega y poco. 

Ejem… te recuerdo que es un archivo de Microsoft Excel, Usuario Anónimo. Estamos escribiendo sólo texto y hay un pequeño logotipo en la parte superior izquierda. En condiciones normales este archivo no debería pesar más de 80 Kb. Normalmente cuando un excel de los que usa el común de los mortales empieza a sobrepasar la barrera de los 300 Kb suele significar que empieza a estar estropeado por algo que le hayamos hecho, salvo que tengas una cantidad ingente de datos en él o fotos incrustadas de alta resolución (Cosa que no debería ocurrir en un excel).

Eres un exagerado. Todos mis excels ocupan más que eso. 

Pues puede que tengas este problema en todos ellos, así que ten mucho cuidado. Repito: si un excel se usa como se debe usar (Sólo con datos y fórmulas y muy pocas imágenes) y si el volumen de datos no es muy grande, no debería ocupar más que unos pocos Kb (salvo en contadas excepciones).

Al abrir el excel de ejemplo, podemos ver que la apertura demora unos cuantos segundos, cuando en situaciones normales abrir un excel «sin estropear» suele ser casi instantáneo. Si hay una demora de este tipo podemos empezar a sospechar que algo le pasa a nuestro archivo. En este caso vemos que el excel se nos queda medio «colgado» en la pantalla de bienvenida durante algunos segundos indicando un porcentaje de carga de la hoja de cálculo que queremos abrir.

Además es indiferente que intentemos abrirlo en un ordenador rápido o uno lento. La carga del archivo se demora sea el ordenador que sea. El problema no es el equipo.

En fin… ya lo tenemos abierto y vamos a empezar a trabajar con él. ¿Qué tal si ampliamos el tamaño de alguna fila y luego volvemos a dejar el tamaño como está? ¿o probamos a copiar información de una celda a otra?

Ya veo, ya... hay retardos a la hora de hacer cualquier cosa de las que me dices. Pero no veo nada mal en las fórmulas ni en la apariencia de esta hoja. 

Es que para encontrar el error hay que buscar algo más sutil. Posiblemente ni nos demos cuenta en el trabajo diario, pero dispersos por el documento hay montones de cuadros de texto en blanco que no se ven en ningún momento. He encontrado algún usuario que ha detectado alguno de estos cuadros en una tabla estropeada por casualidad, pero lo habitual es que nos pasen completamente desapercibidos al ser transparentes.

Vamos a encontrar uno de esos cuadros de forma manual en el archivo de ejemplo que os he indicado para que veáis que efectivamente están ahí, y luego veremos como acabar con todos ellos y mandarlos al infierno del que nunca deberían haber salido.

En la parte inferior derecha de Microsoft Excel tenéis una barra de desplazamiento para hacer zoom a lo que estáis viendo. Ponedlo al máximo (Zoom del 400%). Ahora desplazaos hasta la celda B47 e intentad pulsar un poco más arriba de la letra «X» del texto que está abajo. Os debería aparecer algo como esto.

¿Ehhh? ¿Pero de dónde ha salido eso? Si ahí no había nada. ¿Qué es ese cuadrado?

Pues es ni más ni menos que un cuadro de texto, el número 3384 según lo que dice la barra de fórmulas de nuestro excel, lo que quiere decir que como mínimo hay 3384 cuadros de texto dispersos por el documento y que no vemos. ¿A que ahora empiezas a entender la lentitud de este documento? En excel (y en cualquier programa del paquete office) un cuadro de texto nos permite escribir texto en una zona cualquiera del documento con el que estamos trabajando, de forma que no hay que preocuparse por tener, por ejemplo, una celda dedicada a ello en el excel. Con un cuadro de texto puedes escribir texto por encima de las celdas, de forma que se superponga a su contenido.

El problema en esta hoja de ejemplo (y lo que le pasa a mucha gente) es que hay literalmente miles de cuadros de texto en la misma hoja, ocultos y superpuestos a la información que debe mostrar Excel, así que al programa le cuesta mucho trabajo dibujar un montón de cuadros transparentes de texto que están unos encima de otros. Y lo peor es que es difícil encontrarlos de forma normal. Fíjate que hemos encontrado ese porque te he dicho dónde estaba, pero resulta difícil encontrar el resto a pesar de que la tabla está abarrotada de ellos.

Pero... no lo entiendo. ¿Por qué el usuario quiso poner todos esos cuadros de texto? ¿Cómo aparecieron ahí?

Evidentemente cuando pasa esto no es porque el usuario quiera poner cuadros de texto a lo loco en una tabla. Esto no es intencional, sinó que es consecuencia de copiar datos de algún otro lado (tal vez alguna página web) hacia la tabla en la que se está trabajando. En algún momento durante un pegado de información, además del contenido que se quería pegar se ha pegado también algún cuadro de texto completamente vacío. Como en excel se suele andar copiando y pegando información de un lado a otro, puede que no sólo se haya quedado un único cuadro inicial, sinó que empecemos a copiar y pegar cuadros sin darnos cuenta según elaboramos la tabla, y al final acabamos con algo del estilo del ejemplo que os he puesto, en el que hay tantos cuadros que manejar una hoja con poquísimos datos se vuelva algo tremendamente lento.

2) Arreglando el problema

La forma más sencilla de solucionar esto es pedirle al excel que busque todos los objetos que hay dispersos por el documento y una vez que los encuentre pedirle que los elimine. No es un método perfecto, porque si hemos puesto voluntariamente un cuadro de texto o una imagen en alguna parte del excel, ese elemento se eliminará junto con el resto de cuadros de texto. Sin embargo toda la información importante del excel (tablas, etc…) quedará intacta, así que es lo mejor que podemos hacer en estos casos.

Para realizar la reparación de la tabla, debemos irnos a la pestaña «Inicio» de la cinta de opciones de Excel, y al final de todo desplegar el menú «Buscar y seleccionar». Dentro de las opciones que se nos muestran debemos seleccionar «Ir a especial».

Ahora debemos seleccionar la opción «Objetos», para que se nos muestren todos los objetos de distinto tipo que hay dispersas por nuestro excel. El mayor problema es que no hay ningún botón que nos permita seleccionar sólo los cuadros de texto, así que se van a seleccionar tanto cuadros de texto como imágenes, autoformas u objetos de otro tipo. En esa ventana pulsamos el botón «Aceptar» y esperamos. Dependiendo de cómo de estropeada tengamos la hoja, puede llevar más o menos tiempo, pero puede que el excel se nos quede frito realizando la búsqueda de 1 a 5 minutos.

Finalmente, después de la espera podemos ver todos los objetos que tenemos dispersos por nuestro excel, y son unos cuantos. Eso sí… ni se os ocurra tocar nada con el ratón, porque si pulsáis algo se van a deseleccionar y tendréis que repetir el procedimiento desde el principio. Simplemente en cuanto los veáis seleccionados pulsad la tecla «Suprimir» de vuestro teclado para eliminarlos. El proceso de borrado también puede llevar un ratito dependiendo del número de objetos que hayamos detectado, pero en todo caso debería ser un procedimiento algo más rápido que encontrarlos.

En cuanto termine el borrado podemos ya respirar tranquilos, puesto que tendremos el documento arreglado. Os recomiendo guardar el resultado con otro nombre de archivo para tener a la vez el archivo estropeado y el arreglado (no sea que haya algún objeto que queráis recuperar del documento estropeado) y una vez guardado, por fin podremos trabajar en esa hoja de excel con soltura. Podéis descargar este archivo para ver cómo debería quedaros el documento de ejemplo una vez realizada la reparación.

¿Qué es lo que hemos perdido con la reparación del documento de ejemplo? Pues el logotipo que teníamos en la parte superior izquierda, pero no es nada que no se pueda arreglar buscando de nuevo la imagen y poniéndola de nuevo.

Y en cuanto al tamaño de archivo, tal y cómo os dije un excel debería ocupar tan sólo unos pocos Kilobytes y en ningún caso acercarse al mega, y efectivamente esto se cumple una vez realizada la reparación.

Ahora ya sabéis cómo podéis reparar esas hojas de excel que ocupan tanto y que se movían tan lento. ¿Te ha dado algún problema este método? ¿Conoces algún otro método para solucionarlo o evitar que esto suceda? Anímate a dejarnos un comentario con tu experiencia.

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1 comentario

  1. Tonis Eduardo

    Muchas gracias me sirvió muchísimo porque creo varias plantillas en excel y siempre tenia que crear una nueva por este error.

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