flopy.es

Díscolo blog de informática, y humor

flopy.es - Díscolo blog de informática, y humor

Combinar correspodencia con imágenes en Microsoft Word

Microsoft WordEn entornos empresariales la función de “combinar correspondencia” de Microsoft Word es casi imprescindible. Nos permite, entre otras cosas, crear cientos de documentos muy similares pero con campos personalizados, por ejemplo para enviar cartas con el mismo contenido pero en las que sólo cambia el destinatario.

Para ello usamos un archivo en el que tenemos un listado de los elementos que cambian en cada uno de los documentos (normalmente un archivo de excel), y un archivo en el que combinamos las partes fijas y las que cambian (el propio documento de word).

En mi empresa usamos esta funcionalidad habitualmente, pero necesitábamos darle una vuelta de tuerca, ya que además de combinar datos de texto que estaban en la tabla de excel, necesitábamos poder insertar imágenes distintas en cada uno de los documentos. Conseguirlo nos ha obligado investigar bastante, por un lado por la desastrosa implementación de esta funcionalidad en Microsoft Word y por otro lado por la poca documentación de calidad que hay en internet con instrucciones de cómo hacerlo. Voy a intentar explicaros todo el proceso de la forma más clara posible.

Para seguir el tutorial de forma correcta os dejo este enlace con todos los archivos que vamos a usar. Os recomiendo descomprimir todo y poner la carpeta “Ejemplo” en la raíz de vuestro disco duro (C:), para que los vínculos a los archivos de excel no se rompan.

1) Creando los archivos base.

Para empezar necesitamos lo siguiente:

– Una carpeta con los archivos de imagen. Intentad que tengan todos las mismas dimensiones, o al menos la misma relación de aspecto, y que tengan todos el mismo formato (por ejemplo, todos JPG o todos GIF).
– Un archivo de excel con los datos.
– Un archivo de word en el que vamos a generar los documentos.

Es MUY IMPORTANTE que el archivo de word tenga formato de word 2003 (.doc). El formato “.docx” es incompatible con lo que vamos a hacer.

Vamos a empezar creando una combinación de correspondencia normal y corriente. En Word 2010 nos vamos a la pestaña “correspondencia”, desplegamos “Seleccionar destinatarios” y pinchamos en “usar lista existente”. Buscamos el documento de excel con los datos y le hacemos doble click para seleccionarlo. Si tenemos datos en la tabla además de las imágenes, podemos ponerlos en el documento seleccionando “insertar campo combinado” y luego el nombre de la columna que queramos poner. Seleccionando el botón “vista previa de resultados” podemos ver las diferentes filas del excel (pulsando en los botones de avance y retroceso que hay al lado de ese botón).

Navegador combinar correspondencia

En el ejemplo que os he dejado para descargar, en el documento “1-Archivo inicial” podéis ver un archivo de word ya vinculado a un excel, que simplemente coge el nombre y apellido de las dos primeras columnas de la tabla y los muestra en el documento. No hay ninguna foto todavía en el archivo.

Archivo inicial

2) Añadir fotos según listado de excel.

En la zona dónde queramos poner la foto situamos el cursor. Pinchamos en la pestaña “insertar”, pinchamos en “imagen” y buscamos la primera imagen en nuestro disco. Una vez localizada, en lugar de hacerle doble click o pinchar en insertar, debemos desplegar el botón “insertar” (pinchamos en un triángulo que hay a su lado) y pinchamos en “vincular al archivo”. Eso aparentemente nos inserta una foto de forma normal.

Vincular al archivo

Sin embargo insertar la imagen de esta forma nos permite hacer lo siguiente: Si fichamos en la fotografía ya insertada y luego pulsamos la combinación de teclas “Alt+F9”, vamos a ver el código que corresponde a la inserción de esa fotografía. El código que obtenemos al insertar la primera foto es el siguiente:

{INCLUDEPICTURE "Fotos/a.jpg" \* MERGEFORMAT \d }

Podéis verlo funcionando en el archivo “2-Con foto estática.doc” del ejemplo que os he dejado para descargar.

Codigo una foto

Si pulsamos de nuevo “Alt+F9″ para ver la imagen y luego en los botones de avance y retroceso de la correspondencia, veréis que esa imagen se mantiene estática, por lo que esto no nos sirve.

Para que las fotos cambien debemos primero hacer que el código apunte a la ruta completa de la foto. Si habéis descomprimido la carpeta de ejemplos en el directorio raíz del disco C, la ruta a la primera foto sería la siguiente:

C:\Ejemplo\Fotos\a.jpg

Pero el Word para identificar la ruta correctamente nos obliga a que las barras de directorio sean dobles, por lo que la ruta a la primera imagen sería

C:\\Ejemplo\\Fotos\\a.jpg

OJO: Si la carpeta en la que están las imagenes es una carpeta de red, al principio tendríamos que poner cuatro barras. La ruta sería de este estilo:

\\\\Servidor\\Ejemplo\\Fotos\\a.jpg

En todo caso, con nuestro ejemplo el código para insertar la primera foto sería el siguiente:

{ INCLUDEPICTURE "C:\\Ejemplo\\Fotos\\a.jpg" \* MERGEFORMAT \d }

Pero esto nos sigue apuntando aún a la primera foto y no podemos ver las siguientes. Es ahora cuando debemos introducir la combinación de correspondencia. En el código de la foto, borramos la letra “a” del nombre del archivo (donde pone a.jpg). Dejamos el cursor dónde estaba esa letra “a” y en la cinta de “correspondencia” pulsamos en “insertar campo combinado” y luego en “foto”. Obtendremos algo como esto:

{ INCLUDEPICTURE "C:\\Ejemplo\\Fotos\\{ MERGEFIELD FOTO }.jpg" \* MERGEFORMAT \d }


Codigo varias fotos

En el excel, la columna “Foto” tiene los nombres de los archivos que contienen las fotos sin la extensión. Los nombres que he puesto son del tipo “a”, “b”, “c”… pero podrían ser de cualquier otro tipo. Lo que sí que he hecho ha sido poner todas las imágenes con el mismo tipo de archivo. Todas son “.jpg”, por lo que la extensión es la misma en todos los archivos.

Es muy importante que el campo { MERGEFIELD FOTO } os lo cree la propia combinación de correspondencia. Si lo escribís directamente no os va a funcionar. Tenéis que añadir el campo con los botones dedicados a ello (insertar campo combinado –> Foto).

El código que hemos creado lo podéis ver funcionando en el archivo “3-Con fotos que cambian”. Este código ya nos va a permitir cambiar entre las distintas fotos, pero de una forma un tanto “especial”. Si pulsamos “Alt+F9” para ver la foto y luego pulsamos los botones de navegación hacia adelante y hacia atrás de la correspondencia, veremos que la foto no cambia, pero si una vez que cambiamos la página de la correspondencia pinchamos encima de la foto y luego pulsamos “F9”, la foto se actualiza y veremos la foto que corresponde a cada una de las filas de nuestro excel. Además este problema se extiende a la opción “finalizar y combinar”. Si pinchamos en ese botón y luego en “editar documentos individuales” y combinamos todos los registros, obtenemos un documento de varias páginas y en principio cada una de ellas tiene la misma foto, pero si pulsamos “control+E” para seleccionar todo el documento y luego “F9″, tendremos las fotos actualizadas y veremos una foto distinta en cada página.

FFUUUPor lo que se ve, según Microsoft esta es la forma correcta de mostrar esas fotos. Llegados a este punto sólo puedo decir… ¿PERO QUÉ MIERDA ES ESTO?. Cualquier combinación de correspondencia sin imágenes funciona a las mil maravillas, pero ¿cuando hago una combinación de correspondencia con imágenes resulta que hay que actualizar cada vez que cambio de página? Bajo mi punto de vista, este problema unido a la imposibilidad de hacer todo esto en el formato “docx” hace bajar muchos puntos la seriedad del paquete office. Lo siento Bill Gates, pero esto es una verdadera chapuza. Luego me saldrá el listillo de turno diciendo que el libreoffice es malo. Si es que…

3) Arreglando la actualización de las imágenes.

Vamos a intentar reprimir nuestra ira y centrémonos en arreglar este desaguisado. Podemos crear una macro de word para que cada vez que pulsemos cualquiera de los botones de navegación se actualicen las fotos, así que vamos a ello.

Lo primero es hacer que Microsoft Word nos permita “juguetear” con macros. Para ello nos vamos a la pestaña “Archivo”, pinchamos en “opciones”, seleccionamos en la izquierda “Personalizar cinta de opciones” y en la derecha de esa ventana, en las fichas principales de “personalizar la cinta de opciones” marcamos la casilla de verificación que está junto a “programador” y aceptamos los cambios. Esto hará que se muestre una pestaña nueva en Word que pone “programador”.

Activar programador

Nos vamos a la pestaña “programador”. Para crear una macro nueva pinchamos en el botón “Macros”. En “nombre de la macro” ponemos “Actualizador”. En el desplegable llamado “Macros en”, pulsamos en el nombre del archivo de word (para que la Macro vaya dentro de este archivo siempre y pueda usarla cualquier otra persona en un equipo diferente al nuestro).

7-Crear-Macro

Ahora pinchamos en Crear y nos sale una pantalla grande en la que podremos poner el código de nuestra macro. El código que nos sale inicialmente es el siguiente:

Sub Actualizador()
'
' Actualizador Macro
'
'

End Sub

Vamos a borrar esas líneas y vamos a poner en su lugar este otro código.

Sub CombinarRegistroAnterior()

On Error Resume Next
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdPreviousRecord
Selection.WholeStory
Selection.Fields.Update
Selection.EndKey Unit:=wdLine
On Error GoTo 0

End Sub

Sub CombinarRegistroSiguiente()
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord
Selection.WholeStory
Selection.Fields.Update
Selection.EndKey Unit:=wdLine
End Sub

Sub CombinarEnDocumento()

Dialogs(wdDialogMailMerge).Show

Selection.WholeStory
Selection.Fields.Update
Selection.HomeKey Unit:=wdLine

End Sub


8-Macro-pegada

Una vez pegado este código, pinchamos en el botón de guardar y cerramos esa ventana. Ahora si navegamos por las distintas páginas de la correspondencia por fin se ven todas las fotos correctamente. Además si nos vamos a “editar documentos individuales” también aparecerán las imágenes correctamente.

6-Resultado-final

Para explicarlo de forma sencilla, estas macros lo que hacen es que cada vez que se pulsan los botones para cambiar la página de correspondencia, automáticamente nos pulsan en “F9″ para actualizar las fotos. Podéis ver esta macro funcionando en el archivo “4-Con Macro para actualizar las fotos”. Con esto podríamos tener funcionando correctamente la visualización de las fotos. ¡¡¡POR FIN!!!

4) Rizando el rizo: optimizando los nombres de archivo.

Dependiendo de cómo nos organicemos, puede que no tengamos que trabajar de más añadiendo la última columna a nuestro excel (la del nombre de archivo de la foto). Podemos renombrar en este caso todas las fotos con el nombre y apellidos del individuo. Si el nombre y apellidos de la foto coincide con el que tenemos en la tabla de excel, podemos hacer lo siguiente (os dejo este último ejemplo en la carpeta “ejemplo con fotos normalizadas”).

En el código de la imagen ponemos como siempre el comienzo de la ruta hasta llegar al nombre del archivo. En el nombre del archivo quitamos el campo { MERGEFIELD FOTO } y mediante el botón “insertar campo combinado” ponemos el campo de nombre. Luego insertamos un espacio y ponemos el campo del apellido. Nos quedaría algo similar a esto:

{ INCLUDEPICTURE "C:\\Ejemplo\\Ejemplo con fotos normalizadas\\Fotos\\{ MERGEFIELD Nombre } { MERGEFIELD Apellido }.jpg" \* MERGEFORMAT \d }


Código optimizado

Así, si tenemos los campos con el nombre correcto y las fotos también con el nombre correcto, nos ahorramos una columna en la hoja de excel.

Fuentes del artículo: (1) (2)

Share

Tutorial de instalación de Mountain Lion

Actualizar el sistema operativo de un Mac a la última versión es muy sencillo, pero siempre pueden surgir dudas. En todo caso para todos aquellos que estén nerviosos ante el riesgo de la actualización, antes de nada mandarles un mensaje de tranquilidad, porque la última versión del sistema (Mountain Lion) es tremendamente sencillo de instalar.

Os dejo un pequeño videotutorial del proceso de instalación.

Share

Novedades de Mountain Lion

Por fin ya podemos instalar en nuestros ordenadores Mountain Lion, el nuevo sistema operativo de Apple.

En apariencia no vamos a encontrarnos con un sistema radicalmente diferente a lo que teníamos, pero sí que vamos a poder disfrutar de una mayor agilidad en todo el sistema, que se nota mucho más fluído y veloz. En este vídeo realizado para Applesencia explico rápidamente las principales novedades en este sistema.

(PD: Sí… después de hacer screencasts de dos horas y media, uno de 14 minutos lo considero una explicación rápida)

Share

Tutorial de Linux: Cómo arrancar el disco de instalación

Instalar linux en un PC es insultántemente sencillo, pero en algunos ordenadores puede llegar a “atascarse” la instalación por culpa de la configuración de nuestra BIOS.

En caso de que el disco de Linux no quiera arrancar e insistentemente el ordenador arranque con el windows que tenemos instalado, tenemos que saber decirle a nuestro ordenador que lo que debe arrancar es precisamente el disco que contiene la instalación de Linux, cosa que normalmente no es del todo intuitiva. En este tutorial os explico cómo proceder para iniciar la instalación de cualquier distribución de linux.

 

Share

Importar fotos de un iPhone sin necesidad de usar iPhoto

Es curioso, pero casi todo el mundo que conozco que tiene un mac y un iPhone saca las fotos de su iPhone mediante iPhoto, cuando la verdad es que yo casi nunca lo hago así. Yo soy muy dado a sacar una gran “batería” de fotos de una misma escena y luego escoger la que me quedó mejor de todas ellas, y sólo pongo en mis álbumes de fotos las mejores.

Evidentemente si se usa de esta forma el iPhone, iPhoto puede que no sea la mejor opción para archivar nuestras fotos, porque estaríamos copiando al disco duro interno de nuestro equipo todas las fotos (las buenas y las malas). Precisamente para evitar esto os pongo este pequeño truco de iPhoto, que sé de buena tinta que ya le ha resultado útil a más de uno.

 

Share

Mover proyectos y eventos de iMovie a un disco duro externo.

Si trabajáis con iMovie habréis visto que tanto proyectos como eventos consumen una enorme cantidad de espacio en el disco duro. Una solución excelente para ahorrar espacio en el disco duro interno de nuestro equipo es trasladar tanto proyectos como eventos a un medio de almacenamiento externo, como puede ser un disco duro usb, firewire o thunderbolt.

En este tutorial os voy a explicar cómo mover estos dos apartados al disco externo sin que iMovie deje de funcionar correctamente.

 

Share

Tutorial: Liberación gratis de un iPhone

En España las operadores de telefonía móvil (como telefónica, orange, vodafone, etc…) están obligadas a liberarnos el móvil si se lo solicitamos una vez transcurrido el período de permanencia que tengamos contratado. Están obligadas mediante una normativa de la CMT que no se pueden saltar por lo que si estamos en esta situación (Hemos cumplido la permanencia con la operadora) podemos liberar el terminal simplemente solicitándolo a nuestra compañía de telefonía móvil.

Sin embargo si nuestro terminal ha tenido que ser sustituido por apple las cosas se complican, y en las operadoras de telefonía no nos lo ponen nada fácil. En todo caso si sabemos los pasos correctos, simplemente tenemos que seguirlos al dedillo para poder liberar el terminal. Os dejo un videotutorial con los pasos a seguir:

 


Y os resumo un poco los pasos:

1) Solicitamos un justificante del cambio de iPhone a Apple. Nos ponemos en contacto con apple en el teléfono 902 151 992 o en el 91 749 7683 (son el mismo número). Nos lo enviarán por correo electrónico.

2) Nos ponemos en contacto con nuestra operadora de telefonía y les preguntamos cómo hacerles llegar este justificante. En caso de Telefónica Móviles (Movistar) se lo mandamos a la siguiente dirección de correo electrónico:

faxin_especialistas_tramitaciones@tsm.es

o podemos enviárselo al siguiente número de fax:

680 017 437 (Sí. Aunque parezca un teléfono móvil es un fax).

3) Una vez que nuestra operadora nos confirme que han hecho el cambio en sus sistemas, les solicitamos que liberen el terminal. Tal y cómo os dije, si tenemos cumplida la permanencia están obligados a liberarlo por la normativa de la CMT. Es habitual que nos digan que el trámite tarda 15 días, pero la realidad es que el trámite es inmediato.

4) Ponemos una tarjeta de otro operador a nuestro iphone y lo conectamos a itunes. Nos saldrá un mensaje en la pantalla de que está liberado, y con esto ya podremos usar tarjetas de cualquier compañía en nuestro teléfono.

 

Share

Usar una microsim en un iphone 3g-3gs sin adaptador

Seguramente habréis visto en muchos sitios de internet instrucciones de cómo recortar una tarjeta SIM normal de un teléfono para poder insertarla en un iphone 4-4S o un iPad. Seguramente también habréis oído hablar de adaptadores que permiten colocar esa microsim en el hueco de una tarjeta SIM normal y corriente. Pues sabed que con un poco de paciencia y mucho celofan podéis adaptar sin problemas una microsim en el soporte de la SIM de un iphone 3g o 3GS sin necesidad de adaptador. Si por cualquier circunstancia necesitáis hacer un “invento” como este, que sepáis que funciona sin problema alguno. Os dejo un par de fotos para que veáis cómo debe quedar para que funcione.

Por supuesto, intentad que el celo no os quede excesivamente grueso por ningún lado, pero a la vez procurad que la tarjeta haya quedado muy firmemente sujeta ya que si se suelta podríais tener un problema para sacarla de dentro del aparato.

Share

Escribir en discos NTFS desde Lion

disco duro en imacEn los ordenadores de apple con el sistema operativo MAC OS 10.7 (Lion) podemos usar discos duros o pendrives formateados desde windows “casi” sin problemas. Y digo “casi” porque en el caso de que la unidad esté formateada con el sistema de archivos NTFS podremos leer todo el contenido, pero no escribir en la unidad. Para poder escribir datos en una unidad formateada en NTFS tendremos que instalar alguna utilidad que nos permita hacerlo, como “Parangon NTFS for MAC OS X”. Sin embargo la mayoría de las utilidades que nos permiten escribir en NTFS son de pago. En Snow Leopard podíamos instalar alguna utilidad gratuita que dejó de funcionar en Lion, pero por fortuna podemos “toquetear” esas utilidades un poco para que sigan funcionando en este sistema. Vamos a ver cómo:

1) Primero debemos instalar NTFS-3G. La descarga la podéis hacer desde esta dirección. En concreto, la última versión del progama es esta.

2) Instalamos OSXFuse. La web oficial es esta, y la última versión del OSXFuse es esta.

3) Abrir aplicaciones –> Utilidades –> Terminal y teclear la siguiente secuencia de comandos:

sudo mv /usr/local/bin/fuse_wait /usr/local/bin/fuse_wait.original

sudo touch /usr/local/bin/fuse_wait

sudo chmod 0755 /usr/local/bin/fuse_wait

sudo chown 0:0 /usr/local/bin/fuse_wait

sudo nano /usr/local/bin/fuse_wait

El último comando abrirá un programa dentro del terminal. Dejarlo abierto.

4) Copiar el siguiente texto en el portapapeles:

#!/bin/bash

MNTPOINT=$1

shift

TIMEOUT=$1

shift

MNTCMD=$1

shift

$MNTCMD "$@" &> /var/log/ntfsmnt.log

MNTCMD_RETVAL=$?

if [ $MNTCMD_RETVAL -eq 0 ]; then

        until [ `/sbin/mount | /usr/bin/grep -c "$MNTPOINT"` -ge 1 ] || [ $TIMEOUT -eq 0 ]

        do

                        sleep 1

                let TIMEOUT--

        done

fi

[ $TIMEOUT -eq 0 ] && RETVAL=1 || RETVAL=$MNTCMD_RETVAL

exit $RETVAL;

5) Una vez copiado, lo pegamos en la pantalla que teníamos en el terminal. Guardarlo. Para guardar teclear control+o y luego control+x

6) Teclear lo siguiente en el terminal:

sudo nano /System/Library/Filesystems/ntfs-3g.fs/ntfs-3g.util

7) En el nano que está dentro del terminal, buscar la línea que pone

DEFAULT_NTFS_MOUNT_OPTIONS="auto_xattr"

y cambiarla por esta otra:

DEFAULT_NTFS_MOUNT_OPTIONS="auto_xattr,noatime,noappledouble,auto_cache"

Ahora simplemente guardad cambios y reiniciar.

Con esto podréis tanto leer como escribir dentro de discos formateados en NTFS desde vuestro OSX Lion.

Foto: mercadder.com

Share

Incautadas más de 600 cocinas de la marca “iPhone” en china

El mundo cada vez se parece más a los tebeos de Mortadelo y Filemón. Acaban de incautar en china unas cocinas de la marca “iPhone” cuyo logo se parece extrañamente al de una “conocida marca de productos electrónicos”.

Estufa iphone

Fuente: http://blogs.20minutos.es/

Imágenes de los iphones incautados

Fuente: http://blogs.20minutos.es/

Estos chinos son capaces de copiar lo que sea, pero a veces creo que se dejan llevar por la euforia.

Share

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. CERRAR